Kebijakan Penguangkap Kecurangan (PK)
MBK berusaha menjalankan bisnisnya dengan jujur dan berintegritas. Mengharapkan seluruh karyawan untuk tetap menjalankan bisnis dengan standar yang tinggi dan melaporkan setiap kesalahan yang dilakukan yang mengakibatkan gagalnya prinsip-prinsip dasar ini.
Kebijakan ini menetapkan prosedur dimana karyawan dapat melaporkan kekhawatiran tentang praktek-praktek yang menyimpang di tempat kerjanya.
A. Penanggung Jawab Kebijakan
Komite Audit dari Dewan Komisaris secara keseluruhan bertanggung jawab dalam kebijakan ini, namun tanggung jawab sehari-hari untuk mengawasi dan mengimplementasikan kebijakan ini diserahkan kepada Bagian Internal Audit. Tanggung jawab untuk memantau dan meninjau kebijakan dan rekomendasi untuk tindakan yang dihasilkan dari penyelidikan pengaduan terletak pada Komite Audit dari Dewan Komisaris.
Pihak Manajemen harus memastikan bahwa karyawan berani melaporkan adanya kecurangan tanpa khawatir ada tindakan balas dendam dari pihak yang dilaporkan. Semua karyawan harus memastikan bahwa mereka mempunyai kesadaran dan mengambil langkah-langkah untuk mengungkapkan kesalahan atau kecurangan. Jika karyawan memiliki pertanyaan tentang isi atau penerapan kebijakan ini, karyawan harus menghubungi departemen Internal Audit.
B. Apa yang Merupakan Kecurangan?
Karyawan harus melaporkan apabila menemukan hal-hal seperti dibawah ini :
• Telah terjadi atau sedang terjadi atau mungkin terjadi tindakan pidana (seperti penipuan, penggelapan pajak); atau
• Seseorang membuat pernyataan yang menyesatkan, melakukan penipuan terhadap pemerintah, tidak mengungkapkan transaksi dengan pihak ketiga, menerima suap atau uang sogokan, membantu atau tidak melaporkan praktek pencucian uang (money laundering); atau
• Kesehatan dan keselamatan dari setiap individu karyawan telah, sedang, atau kemungkinan akan terancam; atau
• Apapun di atas sedang, atau mungkin, sengaja disembunyikan.
Secara umum, kebijakan ini mencakup tindakan atau kelalaian yang ilegal, bertentangan dengan kebijakan atau prosedur yang ditetapkan atau di luar ruang lingkup atau otoritas individu, tindakan yang dapat merusak reputasi perusahaan, dan menghasilkan konflik kepentingan.
C. KEPADA SIAPA SUATU PERNYATAAN DIBUAT
Karyawan dapat mengajukan kekhawatiran mengenai setiap bentuk malpraktek kepada atasan pada bagiannya secara berjenjang. Kalau tidak sanggup melakukan ini, dapat menghubungi Bagian Internal Audit atau mengirim pesan singkat (SMS) ke Hot Line di 0857 80 200 555
Jika pengungkapan ini sangat serius atau dalam segala cara, hal ini melibatkan langsung Bagian Internal Audit, karyawan harus melaporkannya langsung ke Ketua Komite Audit dari Dewan Komisaris.
D. BAGAIMANA SUATU PERNYATAAN DIBUAT
PK dapat mengajukan kekhawatirannya secara lisan atau tertulis dan harus secara khusus menyatakan apakah mengharapkan identitas tetap dirahasiakan.
Atasan PK atau Bagian Internal Audit akan membuat tanda terima resmi pengungkapan secara tertulis, dan akan menyimpan suatu catatan untuk tindakan lebih lanjut yang akan dilakukan.
MBK menyadari bahwa pengungkapan yang dibuat dalam kebijakan ini dapat mengandung masalah yang sangat rahasia dan sensitive dan PK boleh memilih untuk membuat suatu pernyataan tanpa nama. Namun, MBK tidak dapat menjamin untuk menyelidiki semua tuduhan tanpa nama. Penyelidikan yang tepat dapat membuktikan yang tidak mungkin kalau penyidik tidak bisa mendapatkan informasi lebih lanjut dari PK, tidak dapat memberi pelapor umpan balik, atau memastikan apakah pengungkapan pelapor dibuat dengan niat baik.
E. PENYELIDIKAN DARI PENGUNGKAPAN
Bagian Internal Audit atau atasannya akan membuat tanda terima dalam 5 hari kerja dan merencanakan secara tepat untuk suatu penyelidikan awal.
Bagian Internal Audit atau atasannya akan melakukan penilaian awal dari pengungkapan untuk menentukan apakah ada alasan untuk melakukan penyelidikan lebih rinci.
Suatu laporan akan dibuat dan salinannya akan diberikan kepada Komite Audit dan, bila diperlukan, PK juga akan menerima sebuah salinannya.
Pengembangan dari penyelidikan apabila diperlukan Bagian Internal Audit dapat menunjuk seorang penyidik atau tim penyidik termasuk orang dengan pengalaman menjalankan prosedur di tempat kerja atau spesialis tentang masalah tersebut atau tentang pengungkapannya.
Bila perlu PK akan selalu diberikan informasi atas perkembangan dari penyelidikannya. Akan tetapi dalam hal yang berkaitan dengan kerahasiaan, kami tidak akan memberikan PK rincian khusus dari penyelidikan tersebut atau tindakan yang diambil.
PK diberitahu jika suatu rujukan kepada otoritas eksternal yang akan atau telah dilakukan, mekipun mungkin tanpa sepengetahuan atau persetujuan PK, jika kami anggap hal itu sesuai.
F. KERAHASIAAN
Setiap usaha akan dilakukan dengan menjaga kerahasiaan identitas setiap pribadi yang membuat suatu pengungkapan didalam kebijakan ini. Dalam rangka untuk tidak mengancam penyelidikan tersebut kepada dugaan malpraktek, PK juga diharapkan untuk menjaga kerahasiaan atas fakta bahwa PK telah mengangkat suatu kekhawatiran, sifat kekhawatiran dan identitas dari mereka yang terlibat.
G. PERLINDUNGAN & DUKUNGAN UNTUK “PENGUNGKAPAN KECURANGAN”
PK yang telah mengungkapkan kekhawatiran dengan maksud baik tidak akan diberhentikan atau dirugikan sebagai akibat dari tindakan tersebut. Jika PK merasa menjadi sasaran dirugikan sebagai akibat dari pengungkapan dapat memberitahukan Ketua Komite Audit dari Dewan Komisaris di kantor pusat.
Karyawan yang mengancam atau membalas terhadap mereka yang telah mengungkapkan kekhawatiran dibawah kebijakan ini akan dikenakan tindakan disipliner.
Jika suatu penyelidikan menyimpulkan bahwa suatu pengungkapan dibuat dengan maksud jahat, niat buruk atau dengan suatu pandangan untuk keuntungan pribadi, maka “PK” dapat saja dikenakan tindakan indisipliner. Setiap penetapan tersebut bagaimanapun juga tunduk pada penelitian Komite Audit.
H. TINDAKAN PERBAIKAN DAN KEPATUHAN
Sebagai bagian dari penyelidikan pengungkapan yang dibuat sesuai dengan kebijakan ini, rekomendasi untuk tindakan akan dimintakan dari Bagian Internal Audit dan tim penyidik untuk memungkinkan MBK meminimalkan resiko terulangnya setiap malpraktek atau ketidaklayakan yang ditemukan. Komite Audit akan bertanggung jawab untuk meninjau rekomendasi ini dan untuk melaporkan setiap tindakan yang diperlukan kepada Dewan Komisaris dan Presiden Direktur.